Emaily z pohľadu firmy môžeme chápať ako emailové adresy (napr. meno@alfapro.sk) spojené s doménou (v ľudskej reči s webovou adresou) firmy. Emaily sú firemené dáta, ktoré musia byť niekde uložené (a aj chránené) a v prípade ich odosielania a príjmania aj spracované emailovým serverom. Prevádzakovanie emailov chápeme ako službu poskytovanú serverom. Môže byť prevádzakovaná na servery firmy (on-site) alebo v cloude. Najznámejším poskytovateľom cloudových emailových služieb je služba Microsoft 365.